Descubra como implementar a gestão de tempo na rotina
Nos dias de hoje, é evidente que vivemos em uma sociedade cada vez mais acelerada, dominada pela pressa e urgência, como se sempre estivéssemos atrasados para algum compromisso ou correndo contra o tempo para finalizar certa tarefa. Então, como é possível ter tempo para concluir todos os trabalhos e ainda separar um período para outras esferas da vida, como saúde, família, amigos e lazeres? É por isso que a gestão de tempo é uma das habilidades mais procuradas atualmente pelos profissionais que, em busca de uma vida mais saudável e uma maior produtividade no trabalho, visam aprimorar a sua administração de tempo no dia a dia.
Nesse contexto, de acordo com a “Tríade do tempo”, um modelo organizacional criado por Christian Barbosa, o tempo pode ser dividido entre atividades de três categorias: importantes, urgentes e circunstanciais. A primeira esfera é composta por ações que realmente importam e fazem a diferença em nossas vidas, já a esfera das urgências é a que caracteriza a sensação de correria constante, pressão e cobrança, sentimentos que já são habituais na sociedade atual e, por fim, a esfera das circunstâncias são compostas por atividades desnecessárias, que podem ser simplesmente descartadas da rotina.
A partir disso, é necessário repensar o modo como estamos usando nosso tempo, caso você gaste a maior parte do dia com atividades urgentes, que só se tornam urgentes por falta de planejamento, ou com atividades circunstanciais, que só se tornam demandas que precisam ser feitas porque você teve medo de dizer não para quem as pediu, por exemplo, mas que não geram resultados em sua vida.
Desse modo, a fim de focar nos projetos que realmente são importantes, os planejamentos anual, mensal, semanal e diário se tornam imprescindíveis, porque estes ajudam a evitar as urgências e, consequentemente, o sentimento de pressa diminui no dia a dia, uma vez que você se planejou com antecedência para realizar certa demanda, sendo possível, portanto, terminá-la no prazo correto. Além disso, é necessário aprender a selecionar as tarefas que realmente precisam ser realizadas por você, uma vez que, muitas vezes, podemos pedir ajuda, delegar ou até eliminar, caso você perceba, por exemplo, que está adiando a demanda e isso não tem efeito nenhum em sua vida e, logo, é irrelevante.
Ademais, é possível organizar e priorizar os afazeres pela matriz de Eisenhower (figura 1), o que facilita o processo de tomada de decisões. Dessa forma, pode-se filtrar as ações e focar naquelas que trazem sucesso, percebendo que nem tudo importa igualmente.
Figura 1. A matriz da administração do tempo de Eisenhower (Fonte: RevistaSIM).
Ainda, muitas pessoas, visando uma maior produtividade, acreditam que ser multitarefas é uma habilidade que precisam obter, entretanto, fazer várias atividades que requerem atenção ao mesmo tempo não traz resultados mais rápidos e melhores. É um mito pensar que focar em tudo ao mesmo tempo será mais produtivo do que possuir apenas um foco, uma vez que essa alternância entre tarefas prejudica a concentração e compreensão, levando, assim, mais tempo para as completar, fato que é comprovado pelos estudos de diversos pesquisadores neurocientistas.
Por fim, na era digital, em que somos constantemente bombardeados por informações, é essencial a organização das mensagens importantes que recebemos diariamente, de forma que seu acesso seja fácil e rápido quando necessitamos, e a eliminação do que não é relevante. Isto é, as organizações do ambiente de trabalho e da gestão de conhecimento precisam estar em sua rotina caso você deseje uma melhor gestão de tempo, pois podemos perder muitos minutos do dia apenas procurando por uma informação que recebemos há um tempo atrás mas não sabemos onde a deixamos.
Nesses casos, a evolução da tecnologia pode ser muito útil, pois existem muitos softwares e aplicativos que podem ajudar nessa ordenação de tarefas e informações, como o Notion, Trello, Google Agenda, Google Drive ou, caso seja preferível, a agenda física, a qual também é muito útil para concentrar o conhecimento e compromissos. Portanto, uma vez que a existência de ideias, e-mails, conteúdos, atas de reuniões, entre outros também influenciam em como você administra suas horas, estas devem ser bem guardadas, catalogadas e organizadas em lugares de fácil acesso para quando precisar.
Espero que este artigo tenha ajudado você a iniciar o processo de implementação da gestão de tempo na rotina.
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