5W2H: o caminho para a Otimização dos Processos

Seu negócio têm passado por dificuldades relacionadas à entrega de prazos, definição de responsáveis em cada etapa de um projeto ou retrabalhos constantes? Já pensou que com uma melhor gestão visual de objetivos, responsáveis, prazos e atividades seria possível otimizar os processos de sua empresa? Conheça o 5W2H: a ferramenta de gestão de tarefas que vai te auxiliar a solucionar essas questões!

O gerenciamento dos processos internos de uma empresa pode se tornar uma dor de cabeça para um líder caso ele não tenha uma ferramenta adequada para o fazê-lo.

Prazos atrasados, atividades não realizadas por conta de falhas na comunicação a respeito de quem era o responsável por fazê-la, má interpretação das etapas a serem seguidas… isso tudo pode ser evitado usando o 5W2H, ferramenta que com certeza vai te ajudar a colocar as coisas em ordem na sua empresa!

O que é o 5W2H

Criada na segunda metade do século XX pelas indústrias automobilísticas japonesas, o principal objetivo dessa ferramenta é auxiliar e coordenar o passo a passo da elaboração e execução de um projeto ou plano de ação, por meio de uma gestão visual clara, objetiva e de fácil entendimento. 

Para tanto, ao elaborar um plano de ação ou examinar os processos executados no seu negócio, é fundamental que você saiba responder claramente, para cada ação executada, os seguintes pontos: 

Qual o motivo dela estar sendo feita; quem é o responsável por executá-la; quando ela deve ser iniciada e finalizada; onde se dará sua execução; como ela será realizada e quanto precisarei desembolsar para que ela seja feita. 

Portanto, ela traz uma visão mais sistêmica a respeito das atividades que estarão envolvidas nesse processo, possibilitando uma maior compreensão das delegações de tarefas e dos cargos. Para entender melhor, dá uma olhada nesse quadro que montamos para você!

5W2H- Sigla das iniciais das seguintes perguntas em inglês:

What (O que)

O que tem de ser feito? Qual tarefa, projeto ou plano de ação irá se iniciar?

Why (Por que) 

 Por que é importante a realização de tal atividade? Ou também, para que iremos iniciá-la? Qual a necessidade ou relevância.

Who (Quem) 

Qual (is) dos profissionais será responsável pela tarefa? 

When (Quando)

O trabalho possui uma necessidade imediata ou será realizado futuramente? Quando ele irá se iniciar? Aqui entra também a questão dos prazos: Qual o prazo final para a entrega dessa ação?

Where (Onde)

Em que local deverá ser realizada a atividade? Quando se trata de grandes empresas, essa etapa pode ser entendida também como o setor, a área da empresa em que ela irá acontecer. 

How (Como) 

De que maneira será realizada essa atividade? Nessa pergunta, é interessante que sejam detalhadas todas as etapas e processos que serão necessárias para que essa ação seja concluída com sucesso no prazo determinado.

How much (Quanto)

Quais os custos operacionais necessários para a execução do trabalho? Quanto será o investimento necessário?

Exemplos práticos

Bom, agora que já sabemos no que consiste o 5W2H, é hora de entendermos como aplicá-lo na prática! 

Primeiramente, vale ressaltar que, geralmente, essa metodologia é montada em formato de planilha/tabela, seja ela virtual ou física. Na primeira linha, colocamos as 7 perguntas do 5W2H, e nas linhas subsequentes, as ações planejadas ou analisadas. 

No entanto, para o caso de empresas de maior porte, que possuam processos mais complexos e tarefas que envolvem muitas pessoas, é possível que faça mais sentido montar o 5W2H em um documento mais detalhado. O importante é ter essas respostas de forma clara e objetiva, de modo que não gerem dúvidas ou má interpretações. 

Confira esses exemplos que montamos:

Ao analisarmos esses exemplos, percebemos que eles se encaixam em diferentes tipos de negócio, certo? E é esse o ponto mais interessante do 5W2H: ela é aplicável para negócios de qualquer porte ou grau de maturidade, se adaptando para o contexto da sua empresa! 

Os Benefícios do 5W2H

Como dito anteriormente, essa metodologia é uma ferramenta que busca aumentar a produtividade da sua equipe, uma vez que minimiza a probabilidade de algum mal-entendido ou má interpretação, principalmente relacionado às etapas, prazos ou responsáveis para o cumprimento daquela tarefa.

Além disso, ela auxilia na criação de planos de ação, já que ele consiste no mapeamento de tudo que estará envolvido em sua execução até que ele traga os resultados esperados. Dessa forma, ele contribui também para a prevenção e minimização de falhas no processo. 

Por fim, ele contribui também para a otimização de recursos e processos na sua empresa, visto que por ser de fácil visualização e entendimento, ele facilita a identificação de gaps e melhorias.

Outra metodologia interessante para a otimização de processos internos é o PDCA, que consiste na ideia de que todo processo ou planejamento pode ser aprimorado. Confira mais sobre ele no nosso blog.

Agora que você já sabe o que é o 5W2H, sentiu que ele pode ajudar a melhorar seus processos internos? Está em dúvida em como elaborar planos de ação eficientes para o seu negócio? Entre em contato conosco e saiba como podemos te ajudar!

Artigo reescrito por Bruno Caserta – Líder de Projetos 2020.1 – e editado por Fernanda Baccarin – Líder de Marketing 2020.