Mapeamento de Processos: Benefícios e Passos
Você já ouviu falar de mapeamento de processos? Sabe como ele pode te ajudar a resolver os problemas do dia a dia na sua empresa? Utilizado por grandes empresas ao redor do mundo, vamos mostrar como esse método bem completo e eficiente pode levar sua empresa a outros patamares.
Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que tem como objetivo identificar as informações, o fluxo, as partes envolvidas, capacidades, competências e recursos de uma empresa para atender todos os componentes necessários em uma sequência lógica de atividades. Isso faz com que todas as atividades de um negócio saiam conforme o planejado, com poucas alterações e sem problemas. Além disso, ele compila um modelo bem visual utilizado para gerar benefícios, como vemos a seguir:
Em suma, o mapeamento é uma forma de gestão e organização das etapas, que são pontos-chave do funcionamento de uma empresa, de forma a torná-los mais eficazes.
Mas que benefícios posso obter com o mapeamento de processos?
Identificar gargalos (ou gaps)
Relaciona-se a algum passo do processo que não flui bem e prejudica toda a sequência lógica da operação. Identificar esse tipo de falha facilita a aplicação de planos de ação assertivos e uma possível remodelagem.
Delimitar funções e papéis:
Imprescindível que o colaborador relacionado àquele processo esteja explicitado, promovendo assim transparência e evidenciando a importância de cada um para o objetivo fim.
Prever recursos:
O mapeamento facilita o controle dos recursos financeiros, humanos e materiais. Garantindo os insumos necessários para cada etapa com planejamento prévio.
Estimar custos:
Projeta as entradas e saídas do processo, garantindo que ele seja rentável e não tenha um desequilíbrio quanto ao custo-benefício.
Mensurar o desempenho do processo:
Por meio de indicadores, ele permite analisar o funcionamento e os resultados de cada operação, de modo a implementar estratégias assertivas a respeito dessa.
Padronização do trabalho:
Implementação de normas técnicas, para otimizar compatibilidade, reprodutibilidade, segurança, eficiência e consistência nos resultados.
Maior controle:
Possibilita um acompanhamento mais fácil por parte dos gestores, de modo a atuar de maneira mais rápida em algum entrave e garantir a qualidade máxima visada.
Otimização do processo:
É o reflexo de todos os outros objetivos da operação como, redução de custos, aperfeiçoamento na gestão processual e redução das falhas, entre outros.
E como começar o meu mapeamento de processos?
1. Defina quais processos serão mapeados
Dê preferência para aqueles que possuem algum problema já conhecido.
2. Monte um mapa do processo escolhido
Construa sua representação gráfica (um fluxograma, por exemplo), uma ferramenta que facilita esta etapa é o Bizagi. É interessante que seja realizado um brainstorm de todas as atividades que serão envolvidas, decidindo os níveis de detalhes a incluir (como tempo, custo, número de colaboradores deslocados) e quem faz o quê e quando. Cada etapa deve conter informações de entrada (insumos), processamento (atividades) e saída do processo (produtos, serviços e resultados).
3. Valide o seu mapa
O alinhamento com o maior número de colaboradores possíveis é essencial, uma vez que cada um deles conhece muito bem o processo com o qual atua. Além de consultar os gestores quem tem uma noção geral de toda a operação.
4. Modele o processo
Nesta etapa ocorre a avaliação do funcionamento e da eficácia do processo que existe atualmente (chamado de mapa “as is”) estudando as possíveis melhorias e otimizações que podem ser realizadas. Você pode se perguntar aqui, como melhorar o processo para que ele faça sentido e atenda às necessidades do meu negócio, gerando valor aos clientes?
5. Desenvolva o novo mapa
Aqui será traçado a nova sequência lógica relacionada àquele processo, de modo a contemplar todos os pontos citados e otimizando ao máximo a operação. É interessante que seja gerado um fluxo de trabalho inteiramente novo.
6. Monitoramento contínuo
Para acompanhar a eficácia do mapeamento, é necessário que seu acompanhamento e suas análises sejam recorrentes e cíclicas, utilizando sempre os indicadores, assim como ocorre no planejamento estratégico da empresa.
Com esse passo a passo, agora você já pode começar a mapear os processos do seu empreendimento de maneira mais assertiva, e melhorar seus resultados constantemente. Ficou com alguma dúvida? A Integra realiza o serviço do mapeamento de processos pode te ajudar! Entre em contato conosco e conheça outros itens do nosso portfólio.
