Retrabalho: o que é e como evitá-lo na sua empresa

Primeiramente, para entender o que é retrabalho, é preciso se debruçar sobre o conceito de trabalho. Segundo os estudos de ciência econômica é “O conjunto de atividades, produtivas ou criativas, que o homem exerce para atingir determinado fim.”. Partindo disso, pode-se dizer que o retrabalho ocorre quando esse objetivo não é alcançado e os processos precisam ser reiniciados e refeitos. Dessa forma, são demandados mais tempo, energia e recursos para a realização de um determinado trabalho que em teoria deveria ser mais simples. Nesse contexto, como evitar que o retrabalho ocorra na sua empresa? 

Para acabar com o retrabalho é necessário pensar sobre diversos aspectos que podem influenciar a organização de um projeto e, por conseguinte, a entrega de valor desse serviço. Esses fatores, vão desde erros técnicos, atrasos ou mesmo desentendimentos durante o processo que interferem na qualidade da entrega. Nesse sentido, é essencial que se invista em estruturas para gestão de equipes e comunicação, sempre prezando pela busca da otimização desses processos.

Para isso, uma sugestão é que se define um fluxo de procedimentos claros, com responsáveis, prazos e objetivos, baseando-se em metodologias ágeis como Scrum ou Kanban. Esses métodos propiciarão não apenas um controle mais eficiente das tarefas, mas também uma transparência do andamento geral do projeto para toda a equipe. Algo interessante de se incluir como etapa nesse fluxo, seria pontos de revisão interna, voltando-se para processos já feitos. 

Com esses procedimentos definidos, outra maneira de evitar o retrabalho seria o estudo da prática desse fluxo, ou seja, a discussão sobre a efetividade desse sistema. Isso pode ser feito por meio de reuniões de feedback com a equipe, que tratem das falhas recorrentes e pontos a serem melhorados no projeto. Esse mapeamento de erros facilitará a posterior busca por soluções, agindo preventivamente nos próximos trabalhos. 

Por fim, um método que pouparia o gasto de tempo e de energia em processos que se repetem nos projetos, seria a automatização dessas atividades, a partir da integração de duas ou mais plataformas. Essa prática, se bem estruturada, minimizaria, ou mesmo, anularia a incidência de erros nessas etapas.